Как правильно подшивать документы

14.07.2025 в 17:51

Подшивка документов - важный процесс организации делопроизводства, обеспечивающий сохранность и удобство работы с бумагами. Рассмотрим основные правила и методы подшивки документов.

Необходимые материалы для подшивки

• Дырокол (2 или 4 отверстия)
• Канцелярские скобы или нитки
• Папка-скоросшиватель
• Обложка для документов
• Нумератор (при необходимости)

Пошаговая инструкция подшивки

1. Подготовка документов

1. Отсортируйте документы по датам или темам
2. Удалите все скрепки и скобы
3. Выровняйте края стопки
4. Пронумеруйте листы (если требуется)

2. Способы подшивки

3. Оформление обложки

• Укажите название дела
• Проставьте даты документов
• Добавьте номер дела (по номенклатуре)
• Укажите количество листов

Требования ГОСТ к подшивке

• Отступ от края - 15-20 мм
• Расстояние между отверстиями - 70-80 мм
• Нумерация в правом верхнем углу
• Заверительная надпись на обороте последнего листа

Особенности подшивки разных документов

Как прошить документы нитками

1. Проделайте 3 отверстия дыроколом
2. Вденьте нить в иглу
3. Прошейте стопку документов "восьмеркой"
4. Завяжите узел на обратной стороне
5. Наклейте бумажку с подписью поверх узла

Ошибки при подшивке документов

• Неправильный порядок листов
• Отсутствие нумерации
• Слишком плотная или рыхлая подшивка
• Несоответствие требованиям организации